Presupuestos

Consejos prácticos para la elebaoración de un presupuesto y su importancia en la administración de negocios independientemente de su tamaño.

 

¿Qué es un presupuesto?

 Como empresario de una PyME has de saber que tan importante es que la empresa genere ingresos, como el regular los gastos, por lo tanto, la herramienta adecuada para este fin, en una empresa, cualquiera que sea su tamaño, es un buen presupuesto, claro, estos variarán en cuanto a presentación, detalle y forma de elaboración, por ejemplo, tal vez en el de un Corporativo estén involucrados los directores o gerentes, a diferencia de una PyMe en donde probablemente intervenga solamente un contador o tal vez únicamente el dueño del negocio. De cualquier forma, su importancia es alta y debe estar considerada dentro de las primeras actividades a realizar al establecer un negocio, ya que si decidimos llevar una administración de manera profesional tendremos que manejar las cosas como "relojito” tratando de dejar lo menos posible a la suerte o imprevistos y contemplando cualquier escenario posible.

Utilidad. 

Aunque al principio sean mas gastos que ingresos (por las inversiones para iniciar el negocio), a la larga nos servirá para registrar el desarrollo de nuestro esfuerzo, tendremos oportunidad para corregir desviaciones, además de que registraremos también el pasado y podremos aprender de él.

 Lo recomendable es realizar presupuestos Anuales, con balances (o revisiones) trimestrales e incluso hasta mensuales con la finalidad de corregir cualquier desviación o detectar un superávit que podríamos destinar a una nueva inversión.

Lo adecuado es llevar un presupuesto de una forma constante y ordenada, mas no de una manera inflexible, ya que aunque podríamos detallarlo muy minuciosamente y tratar de cumplirlo al centavo, hay aspectos que no contempla, como un buen clima organizacional o clientes muy satisfechos por pequeños detalles como "la servilleta extra que regalamos”, aspectos, en lo que tal vez se inviertan algunos recursos extras, pero que a la larga darán un “plus” a la empresa o incluso hasta una diferencia competitiva (ver tema relacionado en la sección de Mercadotecnia).

 Pensemos que el primer día del año metemos dinero a la cartera y éste será nuestro plan para invertirlo, habrán meses en que nos quede muy poco o no nos quede algo, pero al final deberá reflejarse una buena inversión, tal vez en un primer período no recuperemos todo en efectivo, pero seguramente se nos regresará con la satisfacción de haber utilizado bien nuestro capital e iniciar bien el año que continúa, lo que implicará a la larga menos inversión futura así como el inicio del retorno de la inversión.

 Datos técnicos del presupuesto.

Para elaborar este documento basta con tener nociones de un programa de hojas de cálculo, en donde se puedan realizar las operaciones aritméticas básicas y darle un formato profesional. 

En caso de que se haya elaborado un PLAN DE NEGOCIO antes de poner el mismo, sería mas sencilla su elaboración, ya que en términos generales solamente habría que quitar la inversión inicial y actualizar los conceptos que se habían contemplado como ingresos o egresos.

Es importante al momento de elaborar un presupuesto hacerlo en lenguaje claro, sencillo y sobre todo, lo mas apegado a la realidad posible.

Los principales aspectos a considerar son dos: Ingresos y Egresos. La dificultad radica en la subdivisión que hagamos de cada uno y la exactitud al calcular las cantidades. Cada uno de estos dos aspectos podríamos dividirlos en conceptos como:

 

Tips para el establecimiento de un presupuesto.

En caso de que no se haya elaborado algún documento previo sobre planeación financiera o cuando menos planeación estratégica sobre el negocio, que pueda servirnos de base, lo recomendable es imaginar un día normal de operación, imaginarse que se esta en el local operando, produciendo o vendiendo en el negocio y “mirar alrededor”, apuntar cada actividad que se realizará, cada detalle del entorno ideal donde idealices tu negocio, trata de visualizar procesos e incluso podrías diagramarlos (podría servirnos mas adelante), recuerde ser siempre lo mas realista posible, y después de tener una lista de lo que ha definido como  Ingresos o Egresos, comenzar una investigación de costos y registrarlos. Imagine que por ejemplo, las actividades de su negocio se desarrollarán de noche, esto tal vez incremente las cuentas del servicio eléctrico o de la nómina, lo cual es importante tener en cuenta al presupuestar.

No hay que olvidar también en ponerse un objetivo de ventas. Si esta por emprender el negocio podría verificar sus expectativas de ventas con una pequeña encuesta o recabando datos del entorno donde desarrollará su idea, con la finalidad de ver si es factible el objetivo o habrá que hacerle ajustes.

Si ya se encuentra operando el negocio, no habrá mayor problema sobre este dato, ya que de seguro ha registrado las cifras de períodos anteriores y tendrá nociones cuando menos empíricas sobre el flujo de efectivo y volumen de ventas.

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