Revisando el desempeño del personal

Lo importante en una medición de desempeño siempre es recurrir a los hechos, basándonos en el antes, durante y después (si es que nunca hemos hecho alguna medición). La situación será tratada bajo el entendido de que desde un inicio las cosas no fueron claras;  la velocidad a la que fue integrado el personal y la necesidad de obtener resultados, derivaron obtener el fin sin importar los medios, por lo que se abordará un sistema de 3 pasos para medir el desempeño. Por supuesto, si Ud. ha implementado alguno anteriormente, solo será necesario seguir los que le falten.

Antes

 Aquí debemos asegurarnos que sabe lo que debe saber sobre la empresa, el puesto, etc. Como por ejemplo:

• Información institucional (Misión, visión, valores, cobertura, giro, etc)

• Políticas y reglamentos

• Organigrama

• Objetivo del puesto

• Lugar de trabajo

• A quién reporta, qué reporta, cuándo, cómo, etc

• Su área de responsabilidad y operación (que puede cambiar, que puede solo operar, etc)

 

Durante

 Este tipo de asesoría o seguimiento se da sobre la marcha, la idea es darle un tiempo de evaluación considerando obtener datos confiables de los resultados;

•  ¿Tiene dudas sobre la operación? (en la práctica pueden haber muchas dudas a diferencia de la teoría).
• ¿Desarrolla sus funciones en tiempo y forma?
• ¿Tiene la calidad requerida?
• ¿Cumple con el objetivo?
• ¿Cumple con las normas, políticas y reglamentos?

 

Después

 Una vez concluido el período de evaluación, debe darse retroalimentación sobre los resultados, indicando los motivos que ocasionan una calificación, cualquiera que sea el puntaje, de ahí que sea importante preguntarnos si:

• se le ha guiado adecuadamente durante sus funciones
• sabemos cómo le ha parecido el trabajo
• tiene propuestas para mejorar sus resultados
• ve oportunidades de mejora en la empresa relacionadas con su campo de acción.
• se identificaron sus áreas de oportunidad y se acuerdan mejoras sobre éstas.

 

 

Este sencillo procedimiento está basado en 2 premisas:

 

I.          Lo que no se conoce, no puede medirse, por lo tanto, lo que no se mide no puede mejorarse.

 

Decirle a la gente "debes hacerlo bien” deja mas interrogantes que respuestas; si decimos "debes entregar 25 reportes diarios a las 5 p.m. con la información completa, veraz, sin faltas de ortografía, limpios y con carpeta blanca con broches tipo B”,  le da una gran claridad al personal sobre el objetivo a perseguir. Es importante tener en cuenta que mientras el puesto tenga un nivel jerárquico mayor, la especificación deberá ser  menor,  dependiendo del giro de la empresa, ya que se presupone mientras más especializada y con mayor experiencia sea la persona, mas utilizará su criterio para seguir márgenes de operación eficientes.

 

II.        Si no sabemos a dónde vamos, cualquier lugar a donde vayamos siempre será el equivocado.

 

No conocer el objetivo provoca que en ocasiones la gente nos parezca floja, torpe, desinteresada en el trabajo, con mala actitud, que está frustrada, por lo que deberíamos como empresa preguntarnos si a la gente le ha quedado claro el motivo por el cual fue contratada, por supuesto, mas allá de archivar, limpiar, o hacer llamadas telefónicas, de qué forma su labor cumple con objetivos mas grandes. Mientras más alto sea el puesto más difícil es identificar la finalidad, por lo tanto, más necesidad hay de hacerlo.

 Lo anterior no es receta de cocina, cada empresa cuenta con gran diversidad de puestos, políticas, reglamentos, etc., lo que hace único el sistema de evaluación de un lugar a otro.

Lo importante es tener en cuenta que a la gente carismática, "buena onda”, “dicharachera”, con buena voz para el karaoke, son los que invitamos a las fiestas, pero en la empresa invitamos a los eficientes, a los que comparten los objetivos de la empresa y trabajan a la par del desarrollo institucional por un desarrollo personal o económico, aceptan responsabilidades y cumplen metas.

 La gente siempre será cambiante, por esto se suelen involucrar los sentimientos en las mediciones de resultados o en la toma de decisiones. Sin embargo -sin dejar a un lado la parte humana-, a fin de cuentas hasta las Asociaciones Civiles tiene objetivos y es importante saber si éstos se cumplen o no y el porqué.

Como personas en ocasiones pasamos por malos ratos o por malas rachas, problemas personales, enfermedades, etc.;  siempre será responsabilidad de la empresa ( a menos que quiera dejar en manos de las circunstancias personales) identificar esos daños que pueden ser pasajeros de los permanentes y que de igual forma pueden no sólo disminuir el desempeño individual sino a la larga de un grupo, departamento o área.

Finalmente se deben explicar los indicadores que serán observados en sus labores cotidianas, el jefe directo debe ser el responsable de verificar no sólo que se ha aprendido lo necesario para desempeñar el puesto, sino los motivos por los cuales no se esten cumpliendo los resultados o mejor aún, porque se están sobrepasando si fuera el caso.

Lo ideal es que las evaluaciones se realicen una vez al mes o por lo menos cada 6 meses, ya que tanto papeleo y una medicion diaria o semanal puede estresar al empleado mas que clarificarle los motivos reales por los que la empresa cuenta con él.